Email Server là gì? Tính năng, vai trò, loại và các vấn đề liên quan khác

1. Email Server là gì?
Email Server là hệ thống máy chủ chuyên dụng có cấu hình khác với các loại máy chủ khác. Cấu hình riêng tên miền mà doanh nghiệp hiện có dùng để gửi và nhận email.
2. Tính năng và vai trò của Email Server

• Gửi và nhận: Email Server cho bạn gửi và nhận email trên một mạng lưới.
• Lưu trữ email: Email Server lưu trữ tất cả các email trên hệ thống và giúp người dùng truy cập và quản lý email của họ.
• Phân quyền quản lý: Có tính năng phân quyền truy cập để quản lý quyền truy cập vào email và các thư mục có liên quan.
• Lưu trữ email: Có tính năng quản lý lưu trữ email, bao gồm tạo và xóa thư mục, chuyển tiếp email và sao lưu email.
• Bảo mật: các tính năng bảo mật để ngăn chặn các email spam và email chứa virus hoặc phần mềm độc hại.
• Setup thời gian gửi email: Email Server cho phép bạn đặt thời gian gửi email, giúp họ quản lý thời gian và tối ưu hóa việc gửi email.
• Phân loại email: Phân loại email vào các thư mục khác nhau để người dùng có thể dễ dàng quản lý email của họ.
• Theo dõi hoạt động email: Theo dõi hoạt động email, cho phép quản trị viên theo dõi các email được gửi và nhận trên hệ thống.
• Tích hợp với các ứng dụng khác: tích hợp với các ứng dụng khác như lịch, danh bạ, nhiệm vụ để giúp bạn hoạt động hiệu quả trong quản lý email.

3. Các thành phần của Email Server
Mail Transfer Agent (MTA): Là thành phần chuyển tiếp email giữa các máy chủ. MTA sử dụng giao thức SMTP để gửi và nhận email, giao thức này đơn giản và dễ sử dụng.

Mail Delivery Agent (MDA): Phần này có chịu trách nhiệm cho việc giao tiếp giữa MTA và Mail User Agent (MUA). MDA sử dụng các giao thức như POP và IMAP dùng để lưu trữ và truy email trên server.

Mail User Agent (MUA): Bạn truy cập trực tiếp vào hộp thư và gửi và nhận email. Nó có thể là ứng dụng email trên máy tính hay trên điện thoại và có thể trực tiếp trên website.

4. Các loại Email Server
On-premise Email Server

Là loại email server được triển khai và quản lý trên nền tảng máy chủ cục bộ của tổ chức hoặc doanh nghiệp.

On-premise email server cung cấp sự kiểm soát hoàn toàn cho tổ chức về quản lý email và bảo mật, tuy nhiên cần đầu tư cao cho phần cứng, phần mềm và nhân lực để quản lý.

Cloud-based Email Server

Là một loại email server được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ đám mây như Google hay Microsoft.

Với cloud-based email server, tổ chức của bạn không cần phải quản lý cơ sở hạ tầng và phần mềm email server, mà sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp đám mây.

Hybrid Email Server

Là sự kết hợp giữa On-premise Email Server và Cloud-based Email Server.

Hybrid email server cấp quyền cho tổ chức vận hành email server và kết hợp sử dụng dịch vụ cloud-based email để cung cấp các tính năng.

5. Các giao thức sử dụng trong Email Server
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Đây là giao thức chính được sử dụng để chuyển thư đi từ MTA (Mail Transfer Agent) của người gửi đến MTA của người nhận.

SMTP được sử dụng để gửi email từ client đến server hoặc giữa các email server trên Internet.

POP (Post Office Protocol)

Đây là giao thức cho bạn truy cập và tải email về máy tính của mình. Sử dụng giao thức POP, email sẽ được tải về và lưu trữ trên máy tính người dùng.

POP hỗ trợ cho việc tải email về máy tính và không hỗ trợ quản lý email trên server.

IMAP (Internet Message Access Protocol):

Giao thức IMAP cũng cho bạn truy cập và quản lý email trên máy chủ email.

IMAP cung cấp tính năng hơn cho bạn truy cập vào email từ nhiều thiết bị khác nhau, quản lý tệp và tìm kiếm email nhanh chóng.

6. Việc công ty sở hữu email server giúp ích gì cho công ty của bạn:
Một công ty có 1000 nhân viên và nhu cầu sử dụng email để liên lạc với khách hàng, đối tác và nhân viên khác trong công ty. Thay vì sử dụng dịch vụ email của bên thứ ba, công ty quyết định sở hữu email server để quản lý và điều khiển hệ thống email của mình.

Công ty sẽ cài đặt một MTA (Mail Transfer Agent) để vận chuyển email giữa các server trên Internet, một MDA (Mail Delivery Agent) để phân loại và giao tiếp với các mail user agent (MUA) hoặc các giao thức truy cập email như POP3, IMAP4 và một MUA (Mail User Agent) để cung cấp giao diện người dùng cho phép nhân viên đọc, viết và quản lý email trên máy tính của họ.

Công ty sẽ cung cấp tài khoản email cho từng nhân viên và quản lý việc sử dụng email của họ bằng cách tạo ra các chính sách, giới hạn và quy định để bảo vệ thông tin và dữ liệu của công ty. Công ty cũng có thể tùy chỉnh và cấu hình hệ thống email của mình theo nhu cầu và yêu cầu của công ty.

Với việc sở hữu email server, công ty có thể kiểm soát được dữ liệu email của mình và đảm bảo tính bảo mật của thông tin. Công ty cũng có thể lưu trữ dữ liệu email trên server của mình thay vì trên các dịch vụ email của bên thứ ba. Ngoài ra, công ty có thể tạo ra các tài khoản email tùy chỉnh với tên miền của công ty, giúp xây dựng thương hiệu và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng và đối tác. Ngoài bạn có thể tham khảo bảng báo giá seo tổng thể và thiết kế website của Thương Hiệu Việt

7. Phần kết
Thương Hiệu Việt chia sẻ đến các bạn những tính năng, thành phần và các vấn đề liên quan đến Email Server.

Những gì mà Email Server mang lại vô cùng có ích cho các công ty, trường học, … vì nó mang lại giá trị không chỉ là quản lý hiệu quả trong công việc mà còn giúp đồng bộ hóa và mang tính thương hiệu từ việc sở hữu Email Server.